Vibe Tooling: Wie wir mit KI eine Auftragserfassung bauen, die nicht rät

Vibe Coding, Vibe Tooling: worum es geht

Den Begriff Vibe Coding prägte Andrej Karpathy im Februar 2025: Man beschreibt einer KI, was entstehen soll, und lässt sie den Code schreiben, ohne ihn selbst zu lesen. Collins Dictionary wählte „vibe coding“ zum Wort des Jahres 2025. Für einen Prototyp am Wochenende ist das eine gute Arbeitsweise. Für ein Werkzeug, das Aufträge vorbereitet, Preise und Rabatte zieht und Daten an ein ERP übergibt, reicht sie nicht: Wer dort vergisst, dass der Code existiert, merkt es am falschen Auftrag.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir an einem Projekt aus diesem Jahr: einer KI-Auftragserfassung für einen mittelständischen Hersteller. Den Namen des Kunden nennen wir nicht. Auf unserer Startseite steht der Fall als Beispiel 01 · Auftragseingang.

Ausgangslage: Aufträge leben im Postfach

Bestellungen kamen über mehrere E-Mail-Adressen, als Mailtext, PDF, Excel oder Mischform, gelegentlich als Bild. Der Vertriebsinnendienst öffnete jede Mail, suchte die relevanten Angaben und tippte sie ins ERP. Dabei musste er Produktbezeichnungen der Händler auf Artikel und Varianten übertragen, Konditionen prüfen und fehlende Angaben nachfragen.

• Medienbruch. Dieselben Daten wurden gelesen, abgetippt und noch einmal geprüft.
• Klärfälle ohne Status. Rückfragen liefen per Mail; offene Punkte lagen im Postfach oder im Kopf einzelner Mitarbeitender.
• Fehlerquellen. Varianten, Mengen, Adressen, Preise und Rabatte wurden von Hand übertragen.
• Vertretung. Fiel eine Kollegin aus, sah niemand, welche Aufträge in ihrem Postfach warteten.

Die größten Verluste entstanden also nicht im ERP, sondern davor: zwischen Posteingang und strukturierter Erfassung.

Erst den Standard prüfen, dann bauen

Vibe Tooling ist kein Grund, alles selbst zu bauen. Wir haben zuerst vier Wege im vorhandenen Microsoft-Umfeld bewertet, vom KI-Bestell-Agenten des ERP über eine Automatisierungsstrecke bis zu einem Service- und einem CRM-Modul. Der Bestell-Agent liest Kundenmails und legt Angebote im ERP an; er war unser empfohlener Startpunkt, und wir haben ihn geprüft. Offen blieben für diesen Fall die Arbeit mit mehreren Postfächern und die Steuerung von Rückfragen.

Die Entscheidung: kein neues System neben dem ERP, sondern eine schmale Erfassungs- und Prüfschicht davor. Das ERP bleibt führend; das Werkzeug liest dort Stammdaten, Bestand und Konditionen nur aus. Die Übergabe eines freigegebenen Auftrags läuft kontrolliert über die vorhandene Microsoft-Umgebung.

So funktioniert die KI-gestützte Auftragserfassung

Ausgelegt ist der Ablauf in sieben Schritten:

1. Abruf. Das Werkzeug holt neue Mails aus einem gemeinsamen Bestellpostfach, dreimal am Tag zu festen Zeiten.
2. Klassifizieren. Ist die Mail ein Auftrag, eine Rückfrage oder etwas anderes? Jede relevante Mail wird sofort ein sichtbarer Vorgang.
3. Auslesen. Aus Mailtext, PDF, Excel oder Bild entstehen Kopfdaten und Positionen in einer festen Struktur.
4. Abgleichen. Kunde und Artikel werden in einer festen Reihenfolge gegen das ERP abgeglichen (siehe unten). Bestand wird je Position live geprüft.
5. Ampel. Jede Angabe trägt eine Sicherheit: grün übernehmen, gelb prüfen, rot klären. Fehlende Pflichtfelder werden markiert, nicht überspielt.
6. Freigabe. Die zuständige Person im Innendienst prüft, korrigiert und gibt frei. Ohne Zuständigkeit gibt es keine Freigabe.
7. Übergabe. Erst der freigegebene Auftrag geht ans ERP. Rückfragen an Händler bereitet die KI als Entwurf vor; versendet wird nach Freigabe.

Die Abgleich-Kaskade: eindeutig oder gar nicht

Händler schreiben ihre eigenen Bezeichnungen, Nummern und Abkürzungen. Deshalb sucht das Werkzeug in einer festen Reihenfolge, und der erste eindeutige Treffer gewinnt:

Wie wir bauen: Spezifikation vor Code

Den Code schreibt zum größten Teil ein KI-Coding-Agent (Claude Code). Der Unterschied zum reinen Vibe Coding liegt in dem, was vorher feststand und was danach geprüft wurde:

1. Durchsprache mit dem Innendienst. Wir haben den Auftragseingang mit dem Innendienst an echten Bestellungen durchgesehen.
2. Klickbarer Prototyp. Eine einfache HTML-Fassung der Prüfoberfläche, an der der Innendienst Feedback geben konnte, bevor etwas gebaut war.
3. Spezifikation. Produktkonzept, Datenmodell mit festen Statusübergängen, Rechte nach Rolle und Region, ein Glossar fester Begriffe und ein Register mit 31 verbindlichen Entscheidungen.
4. Testfälle mit erwarteten Ergebnissen. Echte Auftragstypen samt dem Ergebnis, das herauskommen muss. Der Code wird gegen sie geprüft.
5. Gegenlesen durch ein zweites Modell. Vor dem ersten Code hat ein anderes KI-Modell die Planung kritisch gegengelesen: Wo würde ein Agent etwas erfinden, wo ist eine Regel nicht eindeutig?
6. Bauen in kleinen Aufgaben. Jede Aufgabe ist ein Ticket. Der Agent setzt um, automatische Prüfungen und Code-Reviews laufen bei jeder Änderung mit, darunter Tests, ob eine Rolle Daten sieht oder ändert, die sie nicht darf.
7. Freigabe durch Menschen. Zusammengeführt wird erst nach Review.

Was wir gelernt haben

• Auslesen ist der leichte Teil. Moderne Modelle lesen PDFs und Tabellen gut. Die Arbeit steckt im Abgleich mit Stammdaten, in Sonderfällen und in klaren Regeln für Unsicherheit.
• Schnittstellen und Berechtigungen brauchen Vorlauf. Zugriff auf Postfach und ERP, App-Registrierung und Rechte kosteten mehr Abstimmung als manche Funktion im Code.
• Eine Spezifikation verhindert, dass der Agent Regeln erfindet. Wo eine Regel fehlt, erfindet ein Coding-Agent eine. Feste Begriffe, Entscheidungen und Testfälle schließen diese Lücken, bevor sie Code werden.
• Das Tempo verschiebt den Engpass. Wenn Code in Stunden entsteht, bremsen Prüfung, Tests und Fachfragen. Dafür muss auf Kundenseite jemand Zeit haben.
• Der Innendienst gehört von Anfang an dazu. Prototyp, Walkthrough und kurze Abstimmungen im Wochenrhythmus haben Fehlannahmen früh aufgedeckt.

Gemessene Zeitersparnis veröffentlichen wir hier, sobald sie im Betrieb vorliegt. Vorab gerechnete Werte nennen wir bewusst nicht.

Vibe Coding im Unternehmen: wann sich Vibe Tooling lohnt – und wann nicht

Vibe Tooling passt, wenn ein Prozess klar umrissen ist, die Daten in vorhandenen Systemen liegen und Standardsoftware ihn nur zum Teil abdeckt. Typische Kandidaten sind Auftragseingang, Angebote, Rechnungsprüfung oder Reporting. Es passt nicht, wenn ein Standardprodukt den Bedarf schon deckt, wenn niemand das Werkzeug nach dem Projekt verantwortet oder wenn Entscheidungen ohne menschliche Prüfung fallen sollen.

• Gibt es den Standard schon? Erst prüfen, was das vorhandene ERP oder CRM mitbringt.
• Wer verantwortet das Werkzeug? Betrieb, Weiterentwicklung und Übergabe vorher klären.
• Welche Daten dürfen wohin? Datenumfang, Umgebung und Rechte vor dem ersten Test festlegen.
• Woran messen wir Erfolg? Vorher die Ausgangswerte erheben, etwa Bearbeitungszeit je Auftrag und Anteil der Klärfälle.

Mehr dazu, wie Unternehmen KI-Anwendungen einführen, steht in KI im Unternehmen einführen. Wie wir KI in der Beratung selbst einsetzen, beschreibt KI-gestützte Strategieberatung. Wenn Sie ein ähnliches Werkzeug erwägen, sprechen wir gern darüber: KI-Anwendungen bei LEADBeyond.